Обычная картина: рабочий день закончился, а гору дел разгрести так и не удалось. Приходится сидеть в офисе допоздна или вкалывать по выходным. Но можно справиться с этой проблемой и по-другому. Лиз БУТ рассказывает, как научиться планировать свое время.
Каждый третий бизнесмен перерабатывает
Приходилось ли вам слышать жалобы предпринимателей, что 24 часов в сутки слишком мало, чтобы выполнить все задуманное на день? Чаще всего на нехватку времени сетуют владельцы небольших фирм, в которых генеральный директор одновременно замещает и бухгалтера, и менеджера по кадрам, и должность собственного секретаря. Начинающим бизнесменам кажется, что они должны работать с раннего утра до поздней ночи да еще прихватывать выходные. Но так ли это необходимо? Разумно ли это? Практика показывает, что долго работать в напряжении без ущерба для дела нельзя. Почему же это случается сплошь и рядом?
Опросы, проведенные в прошлом году для компании British Gas, показали, что 33 процента владельцев и руководителей малых предприятий и 28 процентов владельцев средних предприятий работают более 60 часов в неделю, хотя установленная Европейским Союзом норма рабочего дня составляет 35 часов в неделю. Опрос также показал, что не только директоры, но и другие сотрудники небольших компаний работают сверх нормы, 76 процентов опрошенных признали необходимость работать более 35 часов.
Несомненно, руководители недавно созданных компаний изо всех сил стараются повысить эффективность своего бизнеса. Максимальное увеличение рабочего времени является для них одним из путей снижения затрат. В результате нередко получается так: весь рабочий день уходит на общение с покупателями или клиентами, а управление делами компании приходится откладывать на вечер или выходные.
Вот почему так важно научиться грамотно планировать время. “Позаботьтесь о своем здоровье и психике, – советует консультант Института управления персоналом и развития Имоджен Дэниелс. – Умение планировать рабочий день поможет сократить время, которое вы тратите на выполнение второстепенных задач, и тогда вы сможете заняться более важными делами”.
Планирование, планирование и еще раз планирование
Любой начинающий предприниматель согласится: иногда сбавить рабочий темп просто невозможно. А вдруг не удастся выполнить заказ в назначенный срок? Весь труд тогда пропадет. Многие компании прекратили существование именно по этой причине: затянули работу и потеряли доверие своих клиентов.
Фотограф Джонатан Поллок на собственном опыте убедился, как важно уметь правильно планировать свой день. Случается, что работы у него не бывает по несколько недель, а потом вдруг на фотостудию обрушивается лавина заказов. А поскольку бизнес, которым занимается Поллок, граничит с искусством, он не может поручить выполнение заказа кому-то другому. Поэтому он стремится избежать как перегрузок, так и бесплодного затишья. “Порой мне приходится работать в студии с клиентом до 2 часов ночи, так как я не могу отложить эту работу на завтра, потому что у меня уже есть новый заказ на этот день”, – рассказывает фотограф. Поэтому у него есть группа внештатных сотрудников, которым он звонит, когда не успевает сделать все сам. Они помогают ему справляться с текущими делами, а также отвечают на телефонные звонки. “Нельзя пропускать ни одного звонка. Ведь это может быть потенциальный клиент”, – говорит Поллок.
Еще одна тонкость связана с тем, что Поллок фотографирует продукты питания и во время съемок ему нужны ассистенты. “Сначала продукты надо приготовить, а потом они быстро портятся. Поэтому в съемочной группе обязательно должна быть экономка, – рассказывает фотограф. – Но я стараюсь, чтобы она тратила на свою работу минимальное время. Иначе придется поднять стоимость услуг для клиентов, что в конечном счете может стоить мне будущего контракта”.
Чтобы лучше распределить рабочее время, Джонатан Поллок советует заранее планировать свои выходные и строго придерживаться этих планов. И еще один совет, который подсказал ему предпринимательский опыт: “Никогда не говорите клиентам, что у вас нет работы. Не стоит заверять, что вы в любое время готовы выполнить их заказ. Скажите лучше: “Я сумею найти время, если понадобится””.
Лучше позже, но лучше
Другой часто встречающейся ошибкой является то, что предприниматели неправильно оценивают время, которое требуется для выполнения той или иной работы, и в результате ошибаются в своих расчетах.
Можно предположить, что работа будет закончена через день или два. Тогда лучше всего прибавить к этому сроку еще один день на случай каких-либо изменений или новых требований клиента. На первый взгляд, этот дополнительный день не нужен. И некоторые не берут его в расчет, опасаясь потерять время, необходимое для какой-то другой работы. Однако, как показывает опыт, клиенты готовы заплатить больше, когда уверены, что заказ будет выполнен должным образом.
Нередко клиенты спрашивают: “Во сколько это обойдется?”. Не отвечайте сразу, а поинтересуйтесь, какая цена их устроила бы. И, кроме того, если это будет уместно, спросите о желаемых сроках выполнения работы. Покажите, что вы готовы пойти на уступки, что вы не будете спорить по поводу цены. Но подчеркните, что вы хотите достойной оплаты за хорошо выполненную работу. Прежде чем называть вашу цену и сроки выполнения заказа, попытайтесь выяснить у клиента как можно больше информации о требованиях, которые он предъявляет к заказу. Вполне возможно, что вопросы, которые поначалу могут показаться ненужными, спасут вас от каких-нибудь затруднений в будущем.
Ежедневник – это не чудачество
Не менее важно точно выполнять намеченный план. Достаточно, закончив какое-либо дело, забыть отправить клиенту счет – и вы не успеете выполнить в срок какую-то другую работу. Консультант по тайм-менеджменту Джерард Харгривес уверен в необходимости составления подробного расписания рабочего дня. Проанализировав вместе с British Gas результаты опросов владельцев малых и средних предприятий, он предлагает уделять этому особое внимание, чтобы разложить все задачи по полочкам и выделить среди них самые важные.
Как этого добиться? Старайтесь регулярно делать записи в вашем ежедневнике. И не забывайте удостовериться, что в него внесены переговоры с клиентами и другие встречи, о которых есть договоренность.
Джонатан Поллок ведет ежедневник именно с этой целью: “Это было первое, что я сделал. Каждый день у меня расписан по часам. Может быть, это выглядит чудачеством. Но привычка к планированию позволяет мне назначать встречи в удобное для себя время и при этом успевать выполнять самые важные дела. В моем ежедневнике постоянно появляются новые записи, я делаю их даже во время бесед с клиентами: формулирую задачи, которые надо выполнить, и помечаю, что уже сделано. Таким образом, заглянув в свой ежедневник, я сразу вижу, что еще нужно сделать”. Консультант Института управления персоналом и развития Имоджен Дэниелс абсолютно согласна с таким подходом. Самое важное, по ее мнению, распределить свое время в уме – вне зависимости от того, будет потом записан этот план или нет. Хотя в том, чтобы доверить свои мысли бумаге, все же есть свое преимущество: когда ты вычеркиваешь из списка выполненное дело, это огромное удовольствие.
Какой вариант выберете вы? Решение во многом будет зависеть от ваших личных особенностей и характера. Одни делают заметки на листочках клеящейся бумаги и прикрепляют ее на компьютер или еще где-нибудь в офисе. Другие предпочитают подробно записывать все задания в ежедневник.
Золотое правило директора: доверяй и проверяй
Делать все самому невозможно. Поэтому даже если вы управляете собственным бизнесом, вам придется нанять как минимум еще одного работника. И это обойдется дешевле, чем работа, которую вы не успели сделать.
Дипломированный социолог Симон Смит знает это по собственному опыту. Недавно его компания слилась с другой фирмой. И вместо того чтобы решать важные деловые вопросы, он был вынужден заняться рутинной административной работой, которая отнимала у него много времени. К тому же у Смита трое детей. И ему было очень непросто оправдываться перед семьей, почему он проводит в офисе все выходные. “Я знаю, мне был нужен помощник, но я не мог платить ему слишком много”, – говорит он. В конце концов удалось найти подходящего человека – выпускника колледжа. В ближайшие два года он будет приобретать в компании практические необходимые навыки и заниматься повышением квалификации. А главной пользой, которую извлечет сам Смит, станет возможность вернуться к своим основным обязанностям, сконцентрировав внимание на том, что он делает лучше всего.
“Очень часто владельцы и руководители предприятий прикипают душой к своему делу. И это сказывается на всем – от управления финансами до отношений в семье, – говорит Имоджен Дэниелс. – Но они должны научиться передавать ответственность, доверять часть своей работы другим”.
Но вовремя выполнить заказ – всего лишь полдела. Не менее важно наладить управление фирмой. Как показал опрос, проведенный на малых и средних предприятиях, решение административных проблем может занимать до двух месяцев в году, отрывая людей от их основной деятельности. Одна только канцелярская писанина в сочетании с подготовкой налоговых или бухгалтерских отчетов отнимает примерно 16 процентов продолжительности рабочей недели. И, по всей видимости, именно такая работа заставляет владельцев и руководителей предприятий задерживаться в офисе по вечерам и приходить в свои кабинеты по вечерам и выходным.
Одним из опрошенных был Алекс Бэтхэл из компании b2 Foods Ltd: “Когда нужно подготовить какие-нибудь документы, у меня не остается времени и возможности, чтобы заниматься чем-то еще. Справиться со всей этой работой под силу только волшебнику! – восклицает он. – Если я буду тратить свое рабочее время на разные бумажные дела, то мой бизнес будет терять до 1000 фунтов в год. Поэтому мне приходится заниматься административной работой по вечерам и по выходным. Честно говоря, мне крайне необходим человек, который смог бы выполнять хотя бы часть этих обязанностей”.
